Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm những tài liệu gì?

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ gồm những gì? Đây là thắc mắc của rất nhiều các tổ chức, doanh nghiệp khi làm hồ sơ để xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài. Bài viết này sẽ cho bạn biết các loại chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ nhất, chi tiết nhất.

Bộ chứng từ xuất nhập là gì?

Khi muốn nhập khẩu hay xuất khẩu 1 mặt hàng nào đó, bộ chứng từ đóng vai trò hết sức quan trọng. Vậy bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì? Đó là những văn bản có chứa các thông tin về bảo hiểm, vận tải, hàng hóa và thanh toán để chứng minh 1 sự việc, làm cơ sở căn cứ để nhận hàng, thanh toán, bồi thường, khiếu nại trong trường hợp 2 bên xảy ra mâu thuẫn.

Sẽ có rất nhiều chứng từ khác nhau trong 1 bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ. Mỗi loại chứng từ sẽ có vai trò và chức năng nhất định. Chung quy lại full bộ chứng từ xuất nhập khẩu có chức năng chính là giúp cho việc thanh toán tiền hàng hóa được công khai, minh bạch, giúp hỗ trợ cho việc khiếu nại, đổi trả trong trường hợp phát sinh vấn đề giữa 2 nhà nhập khẩu và xuất khẩu.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu thực tế gồm có rất nhiều các chứng từ khác nhau. Đối với các loại hàng nhập khẩu sẽ có sự khác biệt về bộ chứng từ của từng lô hàng. Về cơ bản cần phải có các chứng từ bắt buộc sau: Hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hàng hóa, vận đơn, tờ khai hải quan.

Hợp đồng thương mại

Theo Vina Logistics tìm hiểu. Văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua về các nội dung liên quan: thông tin người bán và người mua, thông tin hàng hóa, thanh toán, cơ sở điều kiện giao hàng…

Luật pháp đề cao sự thỏa thuận giữa các bên. Tuy nhiên, phần nội dung trong hợp đồng phải tuân thủ theo quy định của pháp luật và hợp đồng nói chung. Đối tượng trong hợp đồng là tài sản phải giao, những công việc không được làm và phải làm.

• Chất lượng, số lượng.
• Phương thức thanh toán, giá cả.
• Địa điểm, thời hạn, phương thức để thực hiện hợp đồng.
• Nghĩa vụ, quyền hạn của các bên, trách nhiệm nếu vi phạm hợp đồng.
• Phạt khi vi phạm hợp đồng.
• Các nội dung khác.

Hóa đơn thương mại

Đây là chứng từ có giá trị quan trọng trong việc thanh toán, người bán sẽ dùng hóa đơn thương mại để thu tiền từ người mua. Bộ phận hải quan sẽ dựa vào invoice để xác định được giá trị xuất nhập khẩu, người xuất nhập khẩu sẽ dựa vào giá trên invoice để tiến hành kê khai giá trị hải quan. Lưu ý, ngày phát hành invoice phải cùng hoặc sau ngày phát hành của hợp đồng ngoại thương. Các lô hàng thanh toán với hình thức L/C (tín dụng chứng từ) thì nội dung của invoice phải theo đúng yêu cầu của UCP 600.

Hóa đơn về cơ bản sẽ bao gồm những nội dung sau:

• Ngày và số lập hóa đơn.
• Địa chỉ, tên người mua và người bán.
• Thông tin hàng hóa: số lượng, mô tả, số tiền, đơn giá.
• Cơ sở, điều kiện giao hàng.
• Điều kiện thanh toán.
• Cảng xếp, dỡ
• Số chuyến, tên tàu…

 Phiếu đóng gói hàng hóa

Là chứng từ được lập sau khi đã đóng hàng và sử dụng để kiểm hàng hóa tại đầu nhập. Cơ quan hải quan sẽ dùng phiếu đóng gói hàng hóa để làm căn cứ đánh giá xem thực tế xuất nhập khẩu của doanh nghiệp có như khai báo không. Nó sẽ giúp doanh nghiệp tính toán được:

• Số lượng chỗ để xếp dỡ hàng hóa
• Hàng hóa có thể xếp dỡ bằng con người hay phải sử dụng các máy móc chuyên dụng như cẩu, xe nâng…
• Phương tiện vận tải bộ phải bố trí như thế nào: ví dụ sử dụng xe bao nhiêu tấn, tính toán kích thước thùng phù hợp.
• Các mặt hàng có vị trí ở đâu, pallet nào khi trong quá trình làm thủ tục hải quan phải kiểm hóa.

Cần phải phân biệt phiếu đóng gói và hóa đơn khác nhau như thế nào. Về cơ bản 2 loại chứng từ này nhìn gần giống nhau, có các thông tin trùng nhau nhưng chức năng của chúng lại khác nhau.  Hóa đơn sẽ có chức năng thanh toán, thể hiện giá trị của hàng hóa, có số tiền cụ thể. Phiếu đóng gói hàng hóa thể hiện hàng hóa có bao nhiêu kiện, được đóng gói như nào, thể tích, trọng lượng là bao nhiêu…

Vận đơn

Vận đơn sẽ do người vận chuyển hoặc người đại điện được người vận chuyển ủy quyền ký sẽ phát cho người gửi hàng, Trên đó sẽ xác nhận việc nhận hàng để chuyển từ cảng nhận đến cảng đích.

Vận đơn sẽ là căn cứ để bên vận tải sẽ có trách nhiệm với hàng hóa và chủ hàng khi xảy ra các vấn đề trong quá trình vận tải.

Vận đơn bằng đường hàng không có vai trò:

• Biên lai giao hàng sẽ giao cho người chuyên chở.
• Bằng chứng hợp đồng vận chuyển.

Vận đơn đường hàng không không phải là loại chứng từ sở hữu nên không thể chuyển nhượng như vận đơn của đường biển. Trong các trường hợp ngoại lệ, sử dụng để thanh toán L/C, người mua và người bán sẽ phải thỏa thuận, cũng như làm thêm các thủ tục cần thiết.

 Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là chứng từ dùng để kê khai hàng hóa với cơ quan hải quan. Hàng hóa khi xuất khẩu sẽ có hai tờ khai để đối ứng là tờ khai nhập khẩu và tờ khai xuất khẩu. Các cách để phân loại tờ khai hải quan:

• Luồng xanh: đối với loại tờ khai này thì không cần phải kiểm hóa, người khai chỉ cần xuống cơ quan hải quan để xem thuế đã được nộp vào tài khoản kho bạc chưa, sau đó bạn xuống cảng để lấy hàng.
• Luồng vàng: doanh nghiệp xuất trình hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan. Ngoài ra cần nộp thêm ℅, vận đơn, giấy kiểm tra chất lượng…
• Luồng đỏ: là mức độ kiểm tra cao nhất, doanh nghiệp sẽ bị kiểm tra hồ sơ và hàng hóa thực tế. Ở luồng đỏ sẽ rất tốn thời gian, công sức, chi phí của cả 2 bên. Nếu có nghi ngờ cơ quan hải quan sẽ tiến hành bẻ luồng để kiểm tra hàng hóa.

Các chứng từ xuất nhập khẩu thường lệ

• Hóa đơn chiếu lệ: Có hình thức giống 1 hóa đơn nhưng không sử dụng để thanh toán vì đây không phải là giấy đòi tiền.
• Tín dụng thư: đây là thư của ngân hàng ban hành theo như yêu cầu của người nhập khẩu. Đây là 1 hình thức cam kết với bên bán về việc thanh toán 1 khoản tiền ở 1 khoảng thời gian nhất định.
• Chứng từ bảo hiểm: do người bảo hiểm ký phát, cam kết sẽ bồi thường với người được nhận bảo hiểm.
• Chứng nhận xuất xứ: được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền phía nước xuất khẩu hàng hóa. Loại giấy này chứng minh được nguồn gốc xuất xứ hàng hóa được sản xuất ở quốc gia, lãnh thổ nào.
• Chứng thư kiểm dịch: do cơ quan kiểm dịch thực vật/ động vật cấp. Nhằm mục đích xác nhận lô hàng xuất khẩu đã được kiểm dịch. Vai trò của chứng thư kiểm dịch để nhằm ngăn chặn sự lây lan dịch bệnh. Giữa các vùng lãnh thổ, quốc gia với nhau.

Một số chứng từ xuất nhập khẩu khác

Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ ngoài các giấy tờ trên cần có thêm các chứng từ khác:

• Chứng nhận chất lượng
• Chứng nhận kiểm định
• Chứng nhận vệ sinh
• Chứng thư hun trùng
• Phiếu an toàn hóa chất

Tổng kết

 Trên đây là những giải đáp về thắc mắc bộ chứng từ xuất nhập khẩu mẫu gồm những gì. Mong rằng qua đây bạn đã biết cách đọc bộ chứng từ xuất nhập khẩu để áp dụng vào công việc của mình. Ngoài ra bạn cũng có thể tham khảo thêm dịch vụ bổ sung hồ sơ trên gacc tại Vina Logistics. Chúng tôi đơn vị tư vấn, hỗ trợ các doanh nghiệp đăng kí mã xuất khẩu sang thị trường nước ngoài nói riêng và thị trường Trung Quốc nói chung. Cam kết uy tín, quy trình làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Liên hệ ngay theo thông tin sau đây để biết thêm chi tiết về các dịch vụ tại Vina Logistics.

Trung tâm logistic XNK Quốc tế Vina Logistics: 

• Địa chỉ: E6 Đường số 19, Khu phố 2, Phường Bình An, Quận 2, HCM
• Điện thoại: 0978392436
• Mail: trungtamxnkquocte@gmail.com
• Website: https://dangkymagacclenh248.com/
• Fanpage: Đăng Ký Mã Xuất Khẩu Trung Quốc